Tout savoir sur les étapes d’une transaction immobilière au Québec

Transaction immobilière : le rôle clé du notaire

Souvent méconnu, le rôle du notaire est pourtant fondamental dans toute transaction immobilière. En tant qu’officier public, il agit comme garant de la sécurité juridique, en conseillant les parties et en vérifiant chaque détail du dossier. Voici comment il intervient tout au long du processus :

1. Premier contact et ouverture du dossier

C’est à l’occasion de ce premier contact que le notaire clarifie les besoins du client. Il peut s’agir de l’achat d’une maison ou d’un condominium, le rachat des parts de son ex-conjoint, l’achat d’une nouvelle construction, le don d’un immeuble locatif, etc. Les situations sont diverses et le notaire doit s’imprégner du projet de son client.

Par ailleurs, c’est l’acheteur qui choisit généralement le notaire, à moins d’entente contraire entre les parties.

2. Collecte des informations et documents

Dans le cadre d’une transaction typique d’achat/vente de maison, outre certains renseignements personnels des clients, le notaire demandera :

• L’état civil du client – célibataire, marié(e), en union parentale, veuf/veuve – notamment afin de vérifier si le vendeur peut vendre avec ou sans autorisation de son conjoint;
• L’utilisation faite de l’immeuble par le vendeur afin de déterminer le caractère taxable ou non de la transaction;
• L’utilisation projetée par l’acheteur : utilisation principalement résidentielle, commerciale ou une combinaison de celles-ci. La location d’un immeuble à long-terme pourrait être considérée comme une utilisation résidentielle alors que la location à court-terme pourrait être qualifiée d’activité commerciale. Le notaire doit ainsi poser les bonnes questions et conseiller ses clients en conséquence.

Aussi, lorsqu’un courtier immobilier est impliqué dans une transaction, le notaire demandera à ce dernier de lui transmettre la promesse d’achat incluant toutes les annexes relatant l’intégralité de l’entente entre le vendeur et l’acheteur. Il est pertinent de souligner que le notaire a également les compétences et les outils pour préparer une offre d’achat sur mesure pour son client.

3. Vérification de l’identité des parties

L’un des rôles essentiels du notaire consiste à vérifier l’identité des parties. Il s’agit d’une obligation déontologique du notaire. La vérification conforme des pièces d’identité permet de réduire drastiquement les risques de fraude dans le cadre d’une transaction immobilière.

4. Analyse les documents reçus

Le notaire procède à l’analyse de tous les documents reçus, lesquels comprennent habituellement la promesse d’achat et ses annexes, le certificat de localisation, la police d’assurance habitation et les instructions du créancier hypothécaire lorsque l’acheteur finance son acquisition.

Il peut être intéressant de savoir que bon nombre de problématiques pouvant affecter un immeuble sont révélées par le certificat de localisation.  Dans son analyse du certificat de localisation, le notaire doit distinguer ce qui consiste en une simple particularité ou une problématique qui pourrait exiger une correction en vue de la transaction.

5. Examen des titres de propriété

L’examen des titres de propriété consiste à consulter le registre foncier, lequel répertorie l’historique des transactions sur les propriétés immobilières au Québec, et à analyser les actes qui y sont publiés. Il s’agit d’une étape cruciale dans toute transaction immobilière. La raison d’être de cette démarche se fonde sur le principe qu’une personne ne peut pas transférer plus de droits qu’elle en a réellement. L’examen des titres a pour objectif de garantir à l’acheteur que le vendeur est le véritable propriétaire de l’immeuble et que ce dernier a un titre de propriété incontestable. L’examen des titres est l’une des étapes qui demandent le plus de temps et d’assiduité de la part du notaire.

6. Vérifications complémentaires

En plus de l’examen des titres de propriété, le notaire vérifie notamment que les taxes foncières ont été payées, que les frais communs ont été payés, que des cotisations spéciales seront adoptées, que l’arpenteur-géomètre ayant confectionné le certificat de localisation a été payé et que toutes personnes pouvant avoir des droits à faire valoir dans l’immeuble ont pu exercer leurs droits, par exemple, le bénéficiaire d’un droit d’habitation, d’un droit de premier refus (préemption), etc. Lorsque le vendeur a une hypothèque inscrite contre l’immeuble, le notaire demande au créancier de cette hypothèque de lui fournir un solde de la dette à rembourser.

Toutes ces vérifications ont pour but de transférer l’immeuble à l’acheteur libre de tout droit ou toute charge qui ne soit pas autrement assumé par l’acheteur. Ces vérifications permettent également de s’assurer que le notaire détient les fonds suffisants afin que tous les paiements dus en lien avec l’immeuble soient remboursés à même le prix de la vente.

Le notaire doit également relever tout fait susceptible d’entrainer des conséquences prévisibles aux clients et les informer des solutions applicables, notamment :

• La non-conformité aux règlements municipaux;
• Les vices dans les titres de propriété;
• L’empiétement sur un terrain voisin;
• Les servitudes non déclarées;
• Les erreurs au certificat de localisation.

7. Détection des irrégularités et conseils

À la suite de l’examen des titres et de l’analyse des documents, le notaire conseille le vendeur et l’acheteur, avec impartialité, quant aux particularités et aux problématiques qu’il a détectées. Dans certains cas où une problématique ne peut être corrigée, ou que les parties renoncent à corriger, il pourrait être approprié de souscrire à une assurance titres qui protégera l’acheteur et le prêteur le cas échéant contre les pertes financières.

8. Rédaction des actes notariés et auxiliaires

Le notaire rédige l’acte de vente et il doit veiller à ce que cet acte renferme l’intention des parties. Ainsi, le notaire doit y inscrire fidèlement les volontés des parties en se basant sur la promesse d’achat et toutes ententes connexes conclues entre le vendeur et l’acheteur. Également, le notaire doit aussi préparer l’acte d’hypothèque lorsqu’une partie du prix de la vente est financée.

9. Rencontre pour signature de l’acte d’hypothèque

Environ une semaine avant la signature de l’acte de vente, le notaire rencontre l’acheteur pour son financement. La signature de l’acte d’hypothèque n’est donc pas simultanée avec la signature de la vente car les institutions financières exigent habituellement un délai minimal de 3 jours après la signature de l’hypothèque pour être en mesure de débourser la somme prêtée au moment demandé par le notaire. Ensuite, le notaire publie une copie de l’acte d’hypothèque au registre foncier.

10. Réception et gestion des fonds

Le notaire a l’obligation de s’assurer de la disponibilité et de la suffisance des fonds avant de clore toute transaction immobilière. Il doit exercer un contrôle rigoureux sur les fonds. Toutes les sommes impliquées dans la transaction doivent transiter par le compte en fidéicommis du notaire. Ce dernier émet des reçus chaque fois qu’il reçoit des sommes, par exemple lorsqu’il reçoit la mise de fonds de l’acheteur et le déboursé du prêteur.

11. Signature de l’acte de vente

La rencontre de signature de l’acte de vente est souvent un moment d’excitation, de joie ou de nostalgie pour les clients. La séance commence par la vérification des pièces d’identité des parties et le notaire entame ensuite la lecture de l’acte. Le notaire a le rôle essentiel de s’assurer que les parties sont aptes à s’engager et qu’elles comprennent la nature et la portée de l’acte. Pour y arriver, le notaire vulgarise les concepts juridiques qui découlent de l’acte et adapte ses conseils au niveau de connaissance de chacun des clients. Une fois l’acte signé par le vendeur, l’acheteur et le notaire, l’acte est dit « clôt » et le transfert du droit de propriété s’effectue immédiatement. Le notaire publie ensuite une copie de l’acte de vente au registre foncier et vérifie que l’inscription a été validement faite.

12. Libération sécurisée des fonds

Après la transaction et la publication de l’acte de vente, le notaire émettra les chèques pour payer, selon le cas, le créancier hypothécaire du vendeur, les honoraires de l’arpenteur-géomètre, la rétribution au courtier immobilier et, enfin, il remettra le prix de la vente au vendeur. Il va de soi que chaque dossier est différent et il peut arriver que des arrérages de taxes foncières ou d’autres charges doivent également être payés.

Il est pertinent de souligner que même si le vendeur lui en fait la demande, le notaire n’a pas le droit de verser un montant conservé en fidéicommis à une personne qui n’est pas liée à la transaction. Ce sera au vendeur lui-même de verser ces sommes.

13. Radiation de l’hypothèque du vendeur

Si le vendeur avait une hypothèque, le notaire aurait au préalable obtenu un solde de la dette hypothécaire. Lorsque le notaire reçoit le solde, il doit également obtenir un engagement du créancier à radier l’hypothèque du vendeur sur réception des sommes qui lui sont dues. Par conséquent, le notaire transmet généralement avec le paiement de la dette un acte de quittance ou de mainlevée, lequel sera signé par le créancier hypothécaire. Cet acte sera ensuite publié au registre foncier afin que l’officier de la publicité des droits procède à la radiation de l’hypothèque du vendeur.

14. Rapport au prêteur de l’acheteur

Même après la transaction, le notaire travaille toujours dans le dossier de son client. En effet, le notaire transmet un rapport au créancier hypothécaire de l’acheteur, le cas échéant, lequel confirme que son hypothèque est validement inscrite. Ce rapport est transmis plusieurs mois après la transaction, car le notaire doit attendre que l’hypothèque du vendeur ait été radiée au registre foncier avant de confirmer dans son rapport que le créancier de l’acheteur est maintenant en premier rang.

15. Remise des documents aux clients

Le notaire transmet éventuellement une copie conforme des actes notariés ainsi que la copie de tous les documents signés par les clients dans le cadre de la transaction. Les documents signés par les parties comprennent généralement, en plus de l’acte de vente, le mémoire des répartitions de taxes foncières, les états respectifs des recettes et débours pour l’acheteur et le vendeur, les reçus, les contrats de service, et le cas échéant, l’acte d’hypothèque et le contrat de crédit.

16. Conservation des originaux

Le notaire a aussi le devoir d’assurer la conservation des actes notariés qu’il reçoit. Par conséquent, les originaux de l’acte de vente et de l’acte d’hypothèque sont conservés dans une voûte ou un coffre-fort, lesquels doivent résister au feu d’au moins 927 °C pour une période d’au moins 1 heure. Le notaire doit délivrer une copie conforme d’un acte notarié qu’il a reçu sur demande de toute partie à l’acte et aux frais de cette dernière, mais l’original est conservé en tout temps par le notaire.

Conclusion

À toutes les étapes d’une transaction immobilière, le notaire occupe une place incontournable. Il veille à la sécurité juridique de l’opération, conseille les parties avec impartialité, vérifie l’ensemble des documents et encadre le processus avec rigueur. Son rôle dépasse largement la simple signature des actes : il intervient dès les premières démarches et poursuit son travail bien après la conclusion de la vente, afin de s’assurer que chaque aspect légal et financier est conforme, transparent et protégé.

Que ce soit pour l’achat d’une propriété, le financement, la rédaction d’une promesse d’achat, l’analyse des titres ou la gestion des fonds, le notaire agit comme un véritable partenaire de confiance. Grâce à son expertise, il vous aide à éviter les pièges, à comprendre vos droits et obligations, et à prendre des décisions éclairées.