Les étapes et obligations liées à la dissolution d’une société par actions

Une société par actions régie par la Loi sur les sociétés par actions du Québec peut procéder à sa terminaison pour diverses raisons; que ce soit en raison des objectifs ayant été atteints, d’une décision du ou des actionnaire(s), d’une vente de ses actifs ou tout simplement d’une réorganisation corporative. Peu importe la raison, la dissolution et la liquidation d’une société par actions comportent des démarches juridiques, financières et administratives qui doivent être effectuées dans les règles de l’art. Voici un aperçu clair des principales étapes et responsabilités des différents acteurs impliqués.

1. La décision de dissoudre

Bien qu’il existe plusieurs formes de dissolution d’une société par actions, nous nous concentrerons ici sur les plus communes, soit la dissolution volontaire et la dissolution administrative. Ces deux types de dissolution soulèvent des enjeux distincts en matière de procédure et de responsabilité.

1.1. La dissolution volontaire

La dissolution volontaire est une démarche initiée par la société elle-même lorsqu’elle souhaite mettre fin à son existence légale de manière ordonnée. Généralement motivée par la cessation des activités, cette forme de dissolution permet aux actionnaires et aux administrateurs de planifier la clôture des affaires en conformité avec les exigences légales.

a) Du consentement des actionnaires

En présence de plusieurs actionnaires, la décision de dissoudre la société se doit d’être prise au moyen d’une résolution spéciale – c’est-à-dire par au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées lors d’une assemblée par les actionnaires qui sont autorisés à y voter. En pratique, cette résolution est souvent écrite et signée par tous les actionnaires, remplaçant ainsi la tenue d’une assemblée formelle.

b) Du consentement du conseil d’administration

Dans l’éventualité où la société n’a ni bien, ni obligation, ni actionnaire, le conseil d’administration – ou son administrateur unique, selon le cas – peut adopter une résolution visant sa dissolution.

c) Par déclaration de l’actionnaire unique

L’actionnaire unique d’une société qui ne possède ni bien, ni obligation peut procéder à sa dissolution de manière simplifiée par le biais d’une résolution signée par ce dernier.

1.2. La dissolution administrative

La dissolution administrative survient lorsqu’une société ne respecte pas ses obligations légales, notamment en omettant de produire ses déclarations annuelles ou de payer les frais exigés par le Registraire des entreprises du Québec. Dans ce cas, le Registraire peut dissoudre la société d’office, sans que les actionnaires ou administrateurs en fassent la demande. Cette forme de dissolution entraîne la fin de l’existence juridique de la société, souvent sans que ses affaires aient été correctement liquidées.

2. La liquidation

Si la société possède des biens et des obligations, un liquidateur, nommé par les actionnaires, devra entamer son processus de liquidation. De manière non exhaustive, les étapes de la liquidation d’une société par actions comprennent notamment ce qui suit :

• L’identification des actifs et des passifs;
• Le règlement des dettes envers les créanciers;
• La distribution des actifs restants entre les actionnaires.

3. La responsabilité des différents acteurs

Ne pas suivre les étapes légales de la dissolution et de la liquidation d’une société peut entraîner des conséquences sérieuses, tant sur le plan juridique que financier.

3.1 La responsabilité des administrateurs

De manière générale, les administrateurs ont un devoir de diligence et de loyauté envers la société, ses créanciers et ses actionnaires. Pendant la phase de dissolution et de liquidation, les administrateurs (ou le liquidateur désigné) ont la responsabilité d’assurer le bon déroulement du processus. Cela inclut la prise de possession des biens de la société, leur liquidation, le paiement intégral des dettes et la distribution du reliquat, s’il y a lieu, aux actionnaires. Cette étape exige rigueur et transparence, car les administrateurs doivent veiller à respecter l’ordre de priorité des créanciers et s’assurer que toutes les obligations fiscales et légales de la société soient dûment remplies. Des erreurs ou négligences à ce stade peuvent engager leur responsabilité personnelle, notamment en cas de non-paiement des dettes fiscales ou de répartition illégale des actifs.

À titre d’exemple, les administrateurs devront notamment s’assurer de produire l’ensemble des déclarations de revenus de la société ainsi que toute autre déclaration pertinente selon les activités antérieures de l’entreprise. Il est également important de procéder à la fermeture des comptes fiscaux auprès des autorités fiscales, notamment ceux relatifs à la TPS, à la TVQ et aux déductions à la source (DAS).

3.2. La responsabilité des actionnaires

De manière usuelle, ce sont les actionnaires qui approuvent officiellement la décision de dissoudre la société par actions. Suite à la proposition du conseil d’administration visant la dissolution de la société, celle-ci doit être entérinée par les actionnaires par le biais d’une résolution spéciale. Les actionnaires peuvent également être appelés à nommer un liquidateur ou à approuver le processus de liquidation.

Si des actifs demeurent une fois les dettes de la société acquittées, ils sont répartis entre les actionnaires en fonction des droits rattachés aux actions qu’ils détiennent. Le rôle des actionnaires est donc à la fois décisionnel, consultatif et, à l’étape finale, bénéficiaire, sous réserve que toutes les obligations de la société aient été respectées.

 4. Les risques en cas de dissolution mal exécutée

 4.1 Pour les administrateurs

Les administrateurs d’une société en cours de dissolution peuvent être tenus personnellement responsables dans certains cas précis. En ce qui concerne les dettes fiscales, Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada (ARC) peuvent tenir les administrateurs personnellement responsables dans l’éventualité où ils ont omis de remettre les déductions à la source (DAS), les montants de TPS ou de TVQ, ou encore les taxes de vente perçues mais non versées.

En outre, si les administrateurs procèdent à la répartition des actifs de la société en faveur des actionnaires avant d’avoir réglé l’ensemble des créances, ils peuvent être contraints de rembourser personnellement les sommes ainsi distribuées de façon illégale.

Au final, toute négligence quant aux obligations légales, notamment le défaut de déposer les documents requis, d’aviser les autorités fiscales ou de clore adéquatement les registres, peut également entraîner des poursuites personnelles contre les administrateurs. Ces risques soulignent l’importance de respecter rigoureusement les procédures de dissolution.

4.2. Pour les actionnaires

En principe, les actionnaires d’une société par actions bénéficient d’une responsabilité limitée, ce qui signifie qu’ils ne sont pas personnellement responsables des dettes ou des obligations de la société. Toutefois, dans le contexte d’une dissolution, cette protection peut être levée dans certaines situations précises. Par exemple, si les actionnaires reçoivent des distributions d’actifs alors que la société n’a pas encore réglé toutes ses dettes, ils peuvent être tenus de rembourser les montants reçus indûment, jusqu’à concurrence de ce qu’ils ont touché.

Dans le cas particulier d’un actionnaire unique, la responsabilité personnelle de ce dernier pourrait être engagée dans le cas où il dissout volontairement la société sachant que celle-ci est insolvable. En somme, le statut d’actionnaire unique implique à la fois un contrôle total et une obligation de diligence accrue lors de la dissolution de la société.

En l’absence de liquidation conforme, le partage des actifs peut également être contesté par d’autres actionnaires ou parties prenantes. Ainsi, bien que leur responsabilité soit généralement limitée, les actionnaires doivent faire preuve de prudence et s’assurer que toutes les obligations légales et financières de la société ont été remplies avant de recevoir des fonds dans le cadre de la liquidation.

4.3. La conservation des livres

Fait important, les documents comptables et fiscaux d’une société par actions doivent être conservés pendant une période minimale de six (6) ans suite à sa dissolution. Cette obligation incombe, selon les circonstances, à l’ancien liquidateur, à l’administrateur en poste au moment de la dissolution ou à l’actionnaire unique. En cas de litige ou de vérification, l’incapacité à fournir certains documents corporatifs ou financiers peut entraîner des pénalités, des amendes ou même une responsabilité personnelle pour l’ancien administrateur ou actionnaire de la société.

5. Conclusion

La dissolution d’une société par actions est un processus qui implique bien plus qu’un simple formulaire. Une démarche rigoureuse, conforme aux lois provinciales et fiscales, est essentielle pour éviter les conséquences juridiques ou financières. Il faut également prendre soin de tenir compte de la loi constitutive régissant la société à être dissoute; par exemple, une société régie par la Loi canadienne sur les sociétés par actions doit se soumettre à d’autres formalités et au dépôt d’autres types de formulaires et documents auprès du ou des registre(s) approprié(s). Dans certains cas, notamment si des activités réglementées sont concernées, des autorisations et formalités supplémentaires pourraient être requises.

Les rôles et responsabilités liés à la dissolution d’une société par actions soulignent l’importance de s’entourer d’intervenants et professionnels qui contribueront à éviter les risques associés à ce processus.