L’importance des écrits en affaires

Les documents et écrits en droit des affaires sont essentiels pour prouver les actes juridiques et les transactions commerciales, pour éviter les imprévus et prévenir les impacts désavantageux.

Les exemples qui suivent dénotent le rôle crucial joué par les différents écrits corporatifs dans le cadre de la vie d’un entrepreneur et de son entreprise.

1. LES CONVENTIONS ENTRE ACTIONNAIRES

a) La convention entre actionnaires

En présence de dispositions spécifiques limitées visant à encadrer de manière précise les relations contractuelles entre actionnaires, la mise sur pied de ce type de convention est un outil juridique essentiel en droit québécois. En effet, ce document offre une flexibilité contractuelle qui permet aux actionnaires de définir les règles de gouvernance interne, de protéger leurs intérêts et de prévenir les conflits.

En plus de déterminer les droits et obligations des actionnaires de la société, cette convention permet d’établir des lignes directrices en cas de désaccord et de conflit, à régir les modalités de transfert et de vente des actions détenues par les actionnaires et à prévenir toute situation inattendue qui pourrait avoir un impact sur la dilution des actions de l’entreprise.

À titre d’exemple, une convention entre actionnaires prévoit normalement la procédure applicable aux actions détenues par un actionnaire qui décède, fait faillite ou devient invalide. De la même manière, les actionnaires d’une société ont intérêt à prévoir des modalités qui empêchent l’intégration d’un tiers non désiré au sein de l’entreprise.

b) La convention unanime entre actionnaires

Parallèlement à la convention entre actionnaires, la convention unanime entre actionnaires permet en outre de restreindre de manière spécifique les droits et obligations des membres du conseil d’administration de la société, et ce, à l’intérieur des limites prévues par la Loi. Celle-ci peut être particulièrement importante pour protéger l’actionnaire minoritaire contre l’abus de pouvoir et ainsi réduire le risque d’une gestion arbitraire. Ainsi, la convention unanime entre actionnaires permet notamment de retirer certains pouvoirs aux administrateurs de manière à les déléguer aux actionnaires.

2. LES AUTRES TYPES DE CONTRATS

Les risques auxquels s’expose un entrepreneur qui n’utilise pas d’écrits dans le cadre de la gestion de ses affaires sont nombreux. De manière non exhaustive, un entrepreneur devrait notamment avoir en main des documents adéquats encadrant ses relations avec ses employés, ses prestataires, ses sous-traitants, ses fournisseurs et ses clients.

a) Le contrat de service

À titre d’exemple, un entrepreneur qui retient les services d’un travailleur autonome pour l’exécution de certaines tâches aurait tout intérêt à se prémunir d’un contrat définissant les droits et obligations non prévus par la Loi. Contrairement au contrat de travail, le contrat de service se distingue par l’absence de lien de subordination entre les parties et par les obligations de prudence et de diligence imposées au prestataire de service. Vu l’indépendance du prestataire dans la méthode d’exécution de ses services, il est donc primordial d’encadrer et de définir par écrit les obligations auxquelles doit se conformer le prestataire et les attentes du client ou de l’entrepreneur. On peut donc notamment penser à prévoir des dispositions relatives à la contrepartie, aux modalités de paiement, à la limitation de responsabilité, aux engagements d’indemnisation, à la protection en cas de conflits, etc. En l’absence de ce type de contrat, il sera beaucoup plus difficile pour l’une ou l’autre des parties de prouver et de revendiquer ce qui était effectivement convenu dans le cadre de la relation contractuelle. En outre, un contrat de service risque d’être incorrectement qualifié de « contrat de travail » dans le cas où la relation entre les parties mal définie laisse place à l’interprétation.

b) Le bail commercial

Contrairement au bail résidentiel, le bail commercial n’est pas encadré par la Loi sur le Tribunal administratif du logement, ce qui laisse aux parties une grande liberté contractuelle. Cependant, cela rend aussi la négociation et la rédaction du bail cruciales pour éviter des conflits. Ainsi, un bail commercial présentant de manière précise le fruit des négociations entre le locateur et le locataire est essentiel pour structurer une bonne relation d’affaires. Il permet aux parties de définir clairement leurs droits et obligations, en tenant compte des spécificités de leur relation commerciale. La flexibilité dans la rédaction des clauses permet d’adapter le bail aux besoins particuliers des parties, ce qui est crucial dans un contexte commercial où les exigences peuvent varier considérablement.

Il est également important pour le locataire de veiller à procéder à la publication de son bail commercial au Registre foncier du Québec, notamment parce que cette publication rend le bail opposable aux tiers. Ainsi, en cas de vente de l’immeuble dans lequel se situent les lieux loués, le nouveau propriétaire devra respecter les termes du bail qui a été publié.

3. LES TRANSACTIONS COMMERCIALES

a) Les ventes d’actions

Les contrats de vente d’actions sont essentiels pour structurer et sécuriser les transactions de transfert de propriété d’actions. Tant au niveau juridique que fiscal, les modalités prévues dans ce type de contrat auront des impacts significatifs pour les parties impliquées, notamment quant à la réalisation d’un gain en capital imposable et à la possibilité d’un changement de contrôle de la société. L’ensemble des implications doivent être soigneusement étudiées afin d’éviter des conséquences imprévues.

b) Les ventes d’actifs

Contrairement à la vente d’actions, la vente d’actifs permet à l’acheteur de choisir les éléments qu’il souhaite acquérir. Dans le cadre de ce type de transaction, les contrats ne sont donc pas automatiquement transférés; il faut donc vérifier les modalités de transfert du contrat en cause lorsque liée à un ou plusieurs des actifs vendus. Le contrat de vente d’actifs devra également prévoir les modalités financières de la transaction, dont la répartition des taxes de vente applicables, s’il y a lieu.

c) La vérification diligente

Un acheteur potentiel aura également intérêt à procéder à une vérification diligente adaptée au type de transaction projetée. La vérification diligente est cruciale avant toute transaction commerciale pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sont connues et évaluées correctement. Cela permet de minimiser les risques et de prendre des décisions éclairées. De ce fait, un acheteur potentiel pourra notamment étudier le livre des minutes de la société, ses états financiers, sa liste d’inventaires et d’équipements, ses dettes et obligations ainsi que tout type de contrat auquel la société peut être partie.

4. LA TENUE DE LIVRES DE SOCIÉTÉ

La législation québécoise et canadienne impose aux sociétés de tenir des livres comptables et des registres corporatifs détaillés, ce qui inclut notamment les statuts de constitution, les règlements et les résolutions (ou procès-verbaux) des administrateurs et des actionnaires. Ces livres doivent être conservés de manière à prévenir la perte, la destruction et la falsification des écritures, et à faciliter la découverte et la rectification des erreurs. En cas de vérification fiscale, les autorités examineront ces livres pour s’assurer de la conformité de la société avec les lois fiscales. Dans le but d’éviter des sanctions, il est donc primordial de conserver des livres corporatifs complets et à jour et de procéder, dès la constitution de la société, à la mise sur pied de ces documents. Au fil du temps, ce livre devra être mis à jour pour refléter l’ensemble des transactions et changements juridiques importants survenus au sein de la société. En cas d’achat/vente d’entreprise, ce livre pourra également permettre à l’acheteur de vérifier l’historique de la société et de valider certaines informations juridiques liées à la transaction.

CONCLUSION

Un entrepreneur qui omet d’obtenir les conseils et documents juridiques nécessaires à l’exploitation de son entreprise risque de s’exposer à des conséquences imprévues et coûteuses.

En droit des affaires, il ne faut donc pas négliger la mise sur pied de documents conformes à la Loi et à l’intention des parties.