Pourquoi s’incorporer avec un avocat?

Pourquoi s’incorporer avec un avocat?

Puisque tout le processus d’incorporation est disponible via le système informatisé du Registre des entreprises, il pourrait vous semble qu’il ne s’agisse que d’une simple formalité : remplir et transmettre les formulaires et le tour est joué! Toutefois, en faisant cela, vous vous privez d’une plus-value essentielle : les conseils de votre avocat! En effet, votre avocat va vous poser des questions pour anticiper vos besoins et va donc préparer les documents pertinents pour qu’ils correspondent à ces besoins.

Par exemple :

• Souhaitez-vous que votre société puisse déclarer des dividendes à votre conjoint(e), sans que cette personne ne soit co-propriétaire de l’entreprise?
• Êtes-vous déjà en affaires comme travailleur autonome et avez-vous des actifs (biens, achalandage) à vendre à votre nouvelle société ?
• Souhaitez-vous prévoir des pouvoir et des obligations différentes pour les différentes classes d’actionnaires ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, vous avez donc besoin d’un capital-actions un peu plus élaboré que celui-qui vous serait attribué par défaut en déposant votre demande vous-même au Registre des entreprises.

Vous voulez en savoir plus? Continuez à lire!

Qu’est-ce qu’un « capital-actions »?

L’expression « le capital-actions » d’une société désigne l’ensemble des catégories d’actions existantes qui le composent. Il peut donc y avoir une seule catégorie, comme il peut y en avoir 3, ou 9, ou 17, ou 25.

Si aucune annexe n’est déposée avec les documents d’incorporation prévoyant ces catégories, la société ne pourra émettre que des actions ordinaires, souvent désignées comme étant des actions de catégorie « A », puisqu’aucune autre catégorie n’a été prévue à l’avance. S’il n’y a qu’une seule catégorie dans le capital-actions d’une société, les trois droits de base obligatoires (le droit de vote; le droit aux dividendes et le droit au reliquat des biens de la société en cas de dissolution) se retrouvent forcément tous dans cette catégorie. Si la société est constituée de plusieurs catégories d’actions, certains détendeurs d’actions pourraient, par exemple, ne pas détenir d’actions avec droit de vote et avoir seulement droit à un dividende.

Le nom de l’entreprise

À première vue, cela ne semble pas être un défi que de choisir le nom de son entreprise. Pourtant, il y a de nombreuses règles à respecter, notamment les dispositions prévues à la Charte de la langue française, ne pas être identique à un autre nom déjà utilisé ni porter à confusion. Si vous remplissez vos documents d’incorporation vous-même en ligne et que votre choix de nom est refusé, vous devrez recommencer du début à chaque refus, ce dont les services de votre avocat vous dispensera puisqu’il fera une vérification de la disponibilité du nom souhaité.

L’émission des actions

Pour devenir actionnaire de votre société, il ne suffit pas de faire apparaître votre nom en tant qu’actionnaire au Registre des entreprises. Les actions doivent être émises conformément à la loi, par écrit, et être appuyés d’une résolution de la société. Autrement, vous aurez des problèmes lorsque viendra le temps d’accueillir un nouvel associé, de vendre votre entreprise, de la dissoudre, ou même d’obtenir un nouveau financement.

Nomination des administrateurs

Seule une personne physique, majeure et apte, peut être administratrice d’une société. Et pour que son mandat soit valide, elle doit avoir expressément accepté, donc par écrit. Un administrateur a certaines responsabilités personnelles lorsqu’il accepte d’être administrateur d’une société. Nous pensons entre autre au paiement des déductions à la source (DAS – portion de salaire qui soit être acheminé aux gouvernements, comme les impôts, les cotisations aux régimes d’assurance-emploi ou parental, etc.). Un administrateur est également responsable des six derniers mois de salaire des employés de la société si ceux-ci n’ont pas été versés.

On ne peut donc pas désigner une personne comme administrateur sans qu’elle ne le sache, et ce mandat ne devrait pas non plus être accepté à la légère !

Les comptables

Sachez aussi que normalement, l’incorporation est un acte juridique qui est un acte réservé au juristes. Cela signifie que votre comptable, aussi bienveillant ou habitué soit-il, ne devrait normalement pas faire votre incorporation lui-même. Sous le même principe, vous ne demanderiez pas à votre avocat de préparer vos états financiers, ne demandez pas à votre comptable de se charger des aspects juridiques de votre entreprise!

Si vous avez fait vous-même votre incorporation et/ou que vous n’êtes pas certains d’être conforme à la loi, il n’est pas trop tard, n’hésitez pas à nous consulter!

Veuillez noter que bien que ce texte soit de nature juridique, il ne constitue pas un avis juridique.